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Certification de documents : quelle solution de signature électronique est la plus adaptée ?

Les événements récents qui ont limité les possibilités de conférences en direct ont accéléré la transformation numérique des entreprises, ce qui signifie une dépendance croissante à l’égard des méthodes de signature électronique en général. Malheureusement, tous les processus de signature sur le marché ne sont pas égaux en matière de signification juridique. Par conséquent, il est essentiel d’être prudent quant au procédé de signature électronique que vous choisissez et d’évaluer dès le départ s’il répond aux objectifs de votre projet. 

Définition de la signature électronique

Pour ne pas être confondue avec la signature électronique, qui consiste à joindre une image de la signature manuscrite du signataire ou à créer un dessin de sa signature sur un support électronique, la signature électronique doit répondre à des critères bien précis afin de garantir l’authenticité du document, l’identité des signataires et, finalement, l’assentiment des parties. L’authenticité est une exigence qui impose aux signataires d’utiliser une méthode qui leur permet de montrer la confirmation de leur identité au moment de l’insertion de la signature électronique. L’infalsifiabilité certifie que les activités de contrôle effectuées au moment de la vérification de l’identité des signataires garantissent qu’aucun remplacement d’identité n’a pu avoir lieu. Ces critères doivent garantir aux signataires que le document ne peut être modifié après que leur signature y a été apposée. La non-réutilisabilité indique que les signatures apposées sur le document ne peuvent être déplacées à un autre endroit du même document. L’irrévocabilité exige que la signature du document confirme l’accord des parties d’une manière claire et non équivoque. L’irrévocabilité garantit qu’aucune partie ne pourra contester le document. 

Quels sont les avantages des signatures numériques ?

Vous vous demandez peut-être si la signature électronique présente toujours un intérêt pour votre entreprise maintenant que vous avez retrouvé un mode de vie plus conventionnel et que le retour au travail en face à face s’est généralisé. En plus de la numérisation et de la possibilité de travailler à partir de n’importe quel endroit, la signature électronique vous permet de suivre l’évolution de la signature de vos documents en temps réel, ainsi que de programmer des rappels automatiques de signature, de rationaliser les procédures telles que les demandes d’absence, de valider les heures, et d’augmenter la rapidité de vos transactions. 

Quels sont les éléments à prendre en compte lors du choix d’une solution de signature électronique ?

DocuSign est une marque bien connue dans le secteur de la signature électronique. Le service DocuSign, largement utilisé aux États-Unis et en Europe, vous permet non seulement de signer des documents en ligne, mais aussi de les modifier, de les produire ou simplement de les transférer depuis votre appareil ou le cloud avant de les remettre au destinataire prévu. Yousign est un choix parfait pour les PME françaises opérant sur le marché français, et est tout aussi connu et respecté que son concurrent DocuSign. Yousign, extrêmement simple à obtenir et compatible avec Open Office et Google Docs, peut vous aider à améliorer l’efficacité et la rapidité de toutes vos opérations de ressources humaines. Bien que la solution de la suite Adobe semble devenir la meilleure option pour la signature des PDF à première vue, sa mise en œuvre reste pour l’instant fastidieux. De plus, la possibilité d’inclure une signature électronique sophistiquée n’est disponible que dans les packages les plus chers de la solution, ce qui ne garantit pas que le destinataire sera en mesure de signer le document à ce stade de certification lorsqu’il arrivera.

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